Iedere organisatie heeft te maken met binnenkomende telefoongesprekken. Het ene bedrijf wat meer dan het andere maar in principe is het telefoonverkeer een constante factor in elke sector. De technische ontwikkelingen hebben er inmiddels al voor gezorgd dat we kunnen beschikken over de meest geavanceerde telefoons en telefooncentrales. Hierdoor kan het bedrijfsleven met gemak het telefoonverkeer binnen hun organisatie op een goede gestroomlijnde manier laten verlopen. Maar soms is de aanschaf van een telefooncentrale niet haalbaar of niet de oplossing voor een bepaalde situatie. Voor deze bedrijven is het goed om eens te kijken of zij de afhandeling van hun telefoonverkeer kunnen uitbesteden.
Voordelen uitbesteding telefooncentrale
Er zijn veel voordelen te noemen om aan uitbesteding te denken. Ten eerste scheelt dit enorm in de aanschafkosten. Er hoeft geen uitgebreid groot telefoonsysteem gekocht of gehuurd te worden. Door het telefoonverkeer uit te besteden worden uw binnenkomende telefoontjes aangenomen door professioneel opgeleide telefonistes. Uw klanten worden direct te woord gestaan waardoor uw bedrijf zeer goed bereikbaar is en blijft. Vaak kunt u ook kiezen voor een tijdelijke antwoordservice waardoor u door bijvoorbeeld vergaderingen, zakenreizen en andere voorkomende situaties even niet bereikbaar bent. Hierdoor is de uitbesteding van uw telefooncentrale altijd flexibel en kunt u dit regelen wanneer het u uitkomt. Dus even de voordelen op een rij:
- Geen aanschafkosten
- Altijd goed bereikbaar
- Telefoonverkeer wordt afgehandeld door professionals
- Door een flexibele service in te zetten wanneer het u uitkomt
Wanneer is het toch beter de telefooncentrale in eigen beheer te houden?
Bij veel grote bedrijven en in veel situaties is het toch beter om het telefoonverkeer in eigen beheer te houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan specifieke afdelingen binnen een bedrijf zoals een klantenservice, debiteurenafdeling en technische ondersteuning. Doordat hier veel telefoontjes binnenkomen met zeer specifieke vragen en behoeftes zal het toch beter en lucratiever zijn om deze zelf af te handelen. Met een goed gestructureerd menu zal de beller snel bij de gewenste persoon of afdeling komen die de juiste kennis in huis heeft om de klant te woord te staan en te helpen.
Het is dus goed om te kijken waar binnen uw organisatie de knelpunten liggen en waar verbeteringen te behalen zijn. Kijk hierbij ook naar de toekomst voor als er een groei aan zit te komen. Op die manier weet u straks zeker dat u er verstandig aan heeft gedaan om een telefoonsysteem uit te besteden of in eigen beheer te houden.